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Posted by Belén

¿Sabes cómo puede tu empresa deducirse el 100% de IVA del carburante de forma correcta, evitando una posible investigación de la Agencia Tributaria? Aquí explicamos cómo.

El gasto en carburante, sea cual sea el que usa tu flota, es sin duda uno de los costes más elevados para una empresa. Actualmente Hacienda permite deducir el 50% de IVA de los gastos de vehículos de empresa que sean de uso para el trabajo y privado, pero en el caso que el vehículo sea exclusivamente de uso para el trabajo, y la empresa puede demostrarlo, puede deducir hasta el 100%. ¿Cuántos miles de euros extra para tu empresa supondrían poder deducir el 100% de IVA del gasto en carburante?

Sin embargo, con Hacienda realizando inspecciones para detectar posibles fallos en las deducciones, conviene contar con datos lo más exactos posible. Todas las empresas piensan que a ellos nunca les va a tocar una investigación de Hacienda, pero la realidad es que cuando esto ocurre, la cuantía de la posible multa puede ascender a cientos de miles de euros.

La importancia de la exactitud de los datos de kilometraje realizado no es algo que se pueda tomar a la ligera, y esto se complica si tus conductores usan los vehículos de empresa para realizar trayectos tanto personales como laborales. Por suerte, traemos buenas noticias: en este artículo explicaremos cómo asegurarse de que los datos de la deducción de IVA son exactos.

¿Cuál es el problema?

Como hemos dicho, solo se puede deducir el IVA del carburante por los trayectos realizados con motivos laborales, y de cuyo gasto conste la factura correspondiente. El problema viene cuando los conductores usan los vehículos de empresa con fines privados y sin permiso.

Pongamos por ejemplo un conductor que al año realiza 30.000 kilómetros, pero que de esos kilómetros, un 20% son con fines privados. Si se solicita la deducción de IVA por esos kilómetros, supondría que se ha solicitado la devolución de IVA de 6.000 kilómetros de forma ilegal, lo que podría provocar una investigación por parte de Hacienda.

Por eso resulta tan importante llevar un registro exacto de los trayectos realizados con fines laborales, así como el número de kilómetro realizados.

¿Qué ocurre si Hacienda investiga las deducciones de IVA de tu empresa?

Lo primero que puede ocurrir es que la productividad de tu empresa se vea afectada. Una investigación por parte de Hacienda es un proceso laborioso y que requiere mucho tiempo. Incluso puede que necesites contratar a un contable experto en fiscalidad y tributación para ayudarte con este proceso.

Si Hacienda concluye que la deducción de IVA de carburante es incorrecta, tu empresa puede tener que hacer frente elevadas sanciones.

¿Por qué puede ocurrir que la solicitud de devolución de IVA de carburante sea incorrecta?

Hay diversas razones por las que puede que la solicitud de devolución de IVA no sea correcta, por ejemplo, puede que no les estés pidiendo a tus conductores la información necesaria para la solicitud de devolución, o puede ser que ellos estén proporcionando información incorrecta, ya sea consciente o inconscientemente, y que ni tú ni nadie de tu equipo se haya dado cuenta de este error.

Por tanto, ¿de qué forma se puede llevar un registro exacto del combustible utilizado por tu flota con fines comerciales?

En seguida resolveremos esto, pero antes vamos a hablar de qué hace falta para poder solicitar la devolución del IVA de combustible

¿Qué hace falta para solicitar una devolución de IVA de carburante de forma correcta?

Muy sencillo, simplemente hacen falta 2 cosas: las facturas del gasto en carburante (y que este gasto esté correctamente registrado en la contabilidad de la empresa) y que se pueda demostrar que ese combustible ha sido empleado con fines laborales exclusivamente, y no personales. Por tanto, ¿tu empresa tiene registrados los trayectos realizados, el motivo de la visita, y la dirección visitada? ¿Por cada trayecto? Esto es fundamental, pero la triste realidad es que, en el supuesto caso de que se produzca una investigación por parte de Hacienda, muchos negocios no tendrán la información solicitada. Y aunque parezca injusto, en los casos de una investigación por parte de la Agencia Tributaria, eres culpable hasta que se demuestre tu inocencia.

Movolytics te lo pone fácil

Todo esto parece complicado, ¿eh? Y no olvides que tienes que auditar las solicitudes de devolución de IVA para verificar que son veraces. Pero tranquilo, que hay una forma más fácil de procesar las solicitudes de devolución de IVA de carburante sin tener que levantar ni un dedo.

Movolytics es una plataforma telemática que recopila datos de cada vehículo, cada conductor y cada trayecto que realiza un vehículo. Toda la información que necesitas para completar la solicitud de devolución de IVA de combustible se recoge automáticamente y se almacena de forma segura. Puedes verificar los kilómetros recorridos por cada conductor en cuestión de segundos. De hecho, el sistema es tan bueno que ya no necesitarás pedirles a tus conductores que rellenen hojas con el número de kilómetros recorridos.

Pero ¿cómo puedo saber esta información con Movolytics?

1 – Registro de tiempo de uso del vehículo

Movolytics registra automáticamente la hora de inicio de cada trayecto, la hora de fin, y el tiempo de conducción. Además, también registra las horas de uso del vehículo, por tanto podrás usar esta información para demostrar que tus vehículos no se utilizan fuera del horario laboral.

2 - Registro de kilómetros recorridos

También puedes ver cuántos kilómetros ha recorrido un vehículo o un conductor exactamente por trayecto, día, semana y mes. Se acabó el redondear el número de kilómetros, solo datos exactos en los que puedes confiar.

3 - Registro de direcciones visitadas

Movolytics también registra las direcciones de los lugares que los conductores visita, así que podrás demostrar fácilmente que los trayectos fueron realizados con fines laborales en caso de una investigación por parte de la Agencia Tributaria.

4 - Cambio a uso personal

La mayoría de los sistemas telemáticos confían en que el conductor discrimine entre uso personal y profesional, pero Movolytics es diferente. Básicamente, instalamos en los vehículos un interruptor que permite a los conductores elegir si un trayecto es personal o profesional.

Movolytics recoge esta información en informes que facilitan el saber cuántos kilómetros se han completado por motivos laborales, en lugar de solicitar una devolución de IVA de carburante de forma errónea por trayectos personales. Además, para añadir un nivel extra de seguridad, puedes configurar Movolytics para que te envíe un SMS o un e-mail cuando uno de tus conductores utilice su vehículo fuera del horario laboral establecido.

5. – Todos tus datos accesibles 24/7

Todos los datos que recoge Movolytics se envían a la nube y se muestran en nítidos informes a los que puedes acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. Lo único que necesitas es acceso a internet y tus datos de acceso a la plataforma.

6 - Tus datos permanecen seguros y a salvo

Gracias a Movolytics podrás despedirte de almacenar los datos de trayectos en papel, ya que los datos que Movolytics recopila sobre tu flota no desaparecen. Contamos con una seguridad de hierro y protocolos seguros de copia de seguridad de los datos.

Siguientes pasos

¿Quieres averiguar más acerca de la telemática? Hemos escrito un práctico eBook en el que se explica de forma sencilla qué es la telemática y cómo ayuda a las empresas a ayudar dinero, tiempo y problemas. Descárgatelo de forma gratuita en este enlace.

Si crees que tu empresa puede beneficiarse del sistema de gestión de Movolytics, solicita una llamada de parte de uno de nuestros agentes comerciales a través de nuestro formulario.

 

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Belén

Trabajo en Movolytics desde diciembre de 2016, aprendiendo todo lo relacionado con el mundo de la gestión de flotas. En mi tiempo libre me gusta hacer deporte, pasear a mi perrita y viajar.